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タスク管理に最適なツールの紹介!

タスク管理をするためにどんなツールを使っていますか?

 

iPhoneのアプリだと、todoistやWunderlistやジョルテを使っている人が多いと思います。

僕は、Googleタスクを使いタスク管理を行っています。ただ、ブラウザ上ではGoogleタスクを直接使っていますが、iPhone上では「gTasks」というアプリを使いGoogleタスクを間接的に使っています。Googleタスクの内容を同期できるiPhoneアプリはほとんど存在しないので必然的にgTasksを使うことになりました。

 

GoogleタスクはGoogleカレンダー上に表示することができ、スケジュールとタスクを同時に確認できるのですごく便利です。

 

スケジュールとタスクの違いを明確に理解していない人が多いと思うので、下で説明します。

それと、GoogleタスクについてとiPhoneのアプリgTasksについても紹介します。

 

全てのスケジュールとタスクを記憶できる頭があればいいのですが、僕にはないので、これらを管理できるツールを使い、時間と業務を管理する必要があります。

 

スケジュールとタスクについて

スケジュールとは

スケジュールとは、「時間管理」のことです。

例えば、「人との約束」や「締切」のことです。

締切はクライアントや社内の人との約束なので、スケジュールを広義に解すれば「締切」は「人との約束」に含まれます。

 

なので、スケジュールを管理するためにはGoogleカレンダーの様な、何時から何時までどのような予定が入っているかを把握できるアプリケーションが最適です。

 

Googleカレンダーでは、何時から何時までどのようなスケジュール(予定)なのかを直感的に把握することができます。

それに、予定ごとに色を変更することもできるので、プライベートの予定は赤で仕事の予定は黄色と設定することもできます。

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※上の画像の予定はサンプルです。 

 

タスクとは

タスクとは、スケジュールを守るために実際に行動しなければならないことです。

例えば、会議というスケジュールをするために資料を作ることが必要な場合、その資料の作成がタスクです。

 

なので、タスクを管理するためにはGoogleタスクの様な、具体的にやるべき行動をリストで把握できるアプリケーションが最適です。

 

GoogleタスクはGoogleカレンダー上に表示させることができるので、日付別でタスクを確認でき、タスク一覧も画面右に表示することができます。

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※上の画像の予定はサンプルです。  

 

下の図の様に、画面全体にGoogleタスクを表示することもできます。

全体に表示させるには、Googleにログインした状態で「https://mail.google.com/tasks/canvas」にアクセスする必要があります。

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※上の画像の予定はサンプルです。 

 

タスク管理方法

タスク管理方法をマスターすると業務遂行に抜けがなくなり優先順位付けも上手く行うことができます。

スケジュール(予定)が決まった段階でタスクをアプリケーションに登録します。時間を空けてしまうと抜けが生じる可能性が高くなるので注意が必要です。

タスクを登録する際に、いつまでに完了する必要があるか期限の設定も同時に行いましょう。

  1. Googleカレンダーにスケジュール登録
  2. Googleタスクにタスクを登録

Googleタスク便利機能

Googleタスクの便利機能について紹介します。

日付登録

タスクを登録する際に期限を決めると思うのですが、その時に、タスク名の前に日付を入力すると、その日付が期限として自動で登録されます。

該当する日付のカレンダーの部分にタスクが自動で表示されるので、期限を登録する時にはこのやり方を、ぜひ試してみて下さい。

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gmailからタスク登録

gmailからもGoogleタスクへタスクを登録することができます。

〈1 「その他」をクリック〉

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〈2 「ToDoリストに追加」をクリック〉

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〈3 追加完了です!〉

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※上の画像の予定はサンプルです。 

 

iPhoneアプリ「gTasks」の紹介

iPhoneアプリの「gTasks」の紹介をします。

このアプリを使えばiPhone上でGoogleタスクを管理することができます。

他のアプリでもできるアプリがあると思いますが、僕はgTasksが一番使いやすいと思っています。

シンプルで必要な機能しか実装されていない部分が気に入っている点です。

 

〈トップ画面〉

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※上の画像の予定はサンプルです。 

 

〈タスク一覧〉

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※上の画像の予定はサンプルです。 

 

〈タスクの並べ替え〉

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※上の画像の予定はサンプルです。 

 

〈タスク登録画面〉

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最後に

スケジュールとタスクの違いを理解して頂けましたでしょうか。

この二つの概念を混合すると上手く時間を使うことができなくなってしまいます。

時間は24時間と定められており平等に与えられているものです。

その時間をより有効に活用するために、スケジュール・タスク管理はすごく役に立ちます。

ぜひ、GoogleカレンダーとGoogleタスクを使ってみて下さい!

気に入ること間違いなしだと思います!

 

もし、何か質問等ありましたらコメントを頂ければお答えさせて頂きます。

ツイッターもやっているので、ツイッターでDMを頂ければ返信しますので、宜しくお願いします。

 

最後まで読んでいただき、ありがとうございました!