ミスを限りなく少なくする方法(その1)!

皆さんは仕事でミスをしたことがありますか?

 

当然したことがあると思います。

ただ、同じミスをする人としない人がいると思います。

 

そこで、同じミスを限りなく少なくする方法を紹介します!

 

ミスの種類を紹介します!

ミスには階層があります。

同じミスに見えて性質が全く違うので、紹介します。

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ミスには「初めてのミス」と「2回目以降のミス」の二つがあります。

「初めてのミス」については、ミスが起こっても仕方なく、次に同じミスをしないように対策をし、同じミスをしなければ何も問題はないです。

「2回目以降のミス」については、やってはいけないミスで、初めてミスした段階での対策不足か、そもそもミス事態を軽く見ており全く対策していないかどちらかが原因で起こったものです。このミスを何度もしてしまうと信頼を失い重要な仕事が回ってこなくなります。

 

自分がしたミスが上記のどちらのミスに該当するかを明確に理解し、対策することが重要です。

事前の対策

初めてのミスは起こっても仕方がないといいましたが、できるだけミスは起こらないように事前に対策はしておきましょう!

セミナーを開くときのタスクを3つの段階で分類し、タスク一覧をさ作成しました。

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上の表の様にどの段階で何をやるかを明確にする必要があります。

何をやるかを明確にせずに業務に取り掛かり、初めてのミスを起こした場合、そらは仕方ないミスではなく、起こるべくして起こったミスで、してはならないミスです。

 

まず、何をやる必要があるかを明確にし、可能な限りミスはしないように工夫しましょう!

 

初めてのミスの後の対策

上の画像のような表を作り、タスクを明確にしていても起こった初めてのミスは、次同じミスをしないように対策をしましょう!

例えば、下の画像の様に、ミスしたタスクの背景を赤にしたり、抜けていたタスクを追加して、同じミスはしないようにしましょう!

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どのようなミスをしたのかについて記録し、どのようにしたらミスを回避できるのかについても記録しておく必要があります。これについては後日記事を書きます。

 

2回目以降のミスの後の対策

2回目以降のミスは今後絶対にしないように、対策をしましょう。

そのために、タスク一覧表の背景の色を初回のミスとは異なる色に変更しましょう。

そうすると、どこで2回目のミスをしたのかが明確になり、そのタスクを実施する時に、より注意するようになります。

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案内状作成で2回ミスをした場合、案内状作成タスクの背景を変更します。

最後に

このようにして、経験の蓄積を行えば質が高く効率的に業務を実施することができます!

毎回、考えながら仕事をするのではなく、考えなくてもできる仕事を増やしていくことが重要だと思っています。

 

次の記事ではミスの記録と次のミスへの対策を記録するツールについて紹介します!